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湖北工业大学学生档案管理办法

发布者: 文字作者: 摄影作者: 浏览次数:5146 发布日期:2013/3/4 10:02:35

 湖北工业大学学生档案管理办法

第一章  总则

      第一条  为规范学校学生档案管理,维护学生利益,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和《普通高等学校档案管理办法》等法律法规,结合学校档案工作实际,制定本办法。

    第二条  本办法所称的学生档案,是指全日制普通本专科生和研究生在校期间形成的反映个人经历和各方面表现的真实记录,是学生人事档案的重要组成部分。学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作,要坚持真实、完整、安全、集中统一管理的原则。

    第三条  全校学生档案由档案馆集中统一管理,档案馆负责学生档案的接收、整理、保管、利用和转递工作。

    第四条  学生工作部(处)、教务处、研究生处、组织部、团委、招生与就业指导处、校医院和各学院(学部)是学生档案材料主要形成单位,负责按规范形成本单位职责范围内的学生档案材料,以及档案材料的收集、整理、归档工作。

第二章  档案收集归档

     第五条  适应国家干部人事工作的需要,各学生档案材料形成单位要在学生原入学前档案的基础上,全面收集学生在校教育期间形成的各种有价值的材料,充实学生档案。

第六条  学生档案收集范围包括:入学前档案;学生登记表;入党、入团材料;学年鉴定表;奖励材料;处分材料;学习成绩单;学位材料;学籍变更证明材料;毕业生登记表和优秀毕业生登记表;毕业生就业通知书;毕业生体格检查表等。具体内容见附件《湖北工业大学学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表》。

第七条  学生档案收集、归档实行档案材料形成单位分工负责制度,具体分工见附件《湖北工业大学学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表》。任何单位和个人不得擅自扣留保存有关档案材料。

    第八条  本专科生新生的入学前档案,学生自带来校的,或是邮寄来校由招生部门接收的,均由各学院(学部)负责收集、汇总,在完成录取资格审查并提取学生入党材料后,按专业、班级整理并编制移交清单,于当年11月底前移交档案馆。研究生新生的入学前档案,由研究生招生部门负责收集、汇总,按学号进行整理并编制移交清单,于当年11月底前移交档案馆。

第九条  本专科生、研究生毕业相关的入党材料、学习成绩单、学位评定书、毕业生登记表、就业通知书、体格检查表等档案材料,由档案材料形成单位按学院、专业、班级进行整理并编制移交清单,于毕业生离校时间的5个工作日前向档案馆移交完毕。

第十条  其它学年鉴定表、奖惩材料、学籍变更证明等应归档档案材料,由档案材料形成单位在材料形成后20个工作日内,整理后向档案馆移交。

    第十一条  凡归档的材料必须真实、完整、齐全、文字清楚、手续完备。材料规定要由组织审查的,必须经组织审查盖章后方能归档。

第十二条  学生档案信息记载要准确、规范。各档案材料形成单位应制定材料填写规范,做好宣传工作,指导学生真实、完整填写相关信息,保证姓名、出生时间等基本信息的准确性和一致性。

第十三条  归档材料的字迹必须是不褪色的蓝黑墨水、黑色墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十四条  学生档案材料形成单位对归档材料质量负责,档案材料在归档前,材料形成单位应进行认真的审核,对书写不规范的应当重新制作,对手续不完备的应补全手续。姓名、出生时间、入党和入团时间、政治面貌等重要信息处有更改痕迹的,由档案材料形成单位审核并加盖公章。

第十五条  学生档案形成单位应对归档的材料编写一式两份的归档材料移交清单,归档时按清单核查并办理移交手续,清单由交接双方签字后各存一份备查。

第三章  档案整理与保管

   第十六条  新生档案归档后,档案馆应及时整理建档,使用统一的档案袋装盛档案,档案袋封面要详细标注学生院别、专业、姓名、学号等基本信息,以及袋内档案类别信息,要根据便于查找的原则采用科学的方法对档案进行排架。对于符合归档要求的材料,档案馆应在接收后45个工作日内放入学生个人档案,毕业生档案应在毕业生离校后15个工作日内完成整理工作。

第十七条  档案馆要严格库房管理,配置铁质档案柜,和防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施齐全,定期进行安全检查,并建立严格的档案登记和统计制度,确保档案的安全与完整。

第十八条  学生在校期间学籍发生变动的,学籍管理部门应在10个工作日内将学生学籍变更情况书面通知档案馆,档案馆根据以下不同情况对学生档案进行处理:

㈠休学学生的档案暂作非在校学生档案妥善保存,学生复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

㈡留级学生的档案,应及时转到所留班级并变更存址信息。

㈢开除、退学、出国不归、失踪、死亡的学生,学生所在学院(学部)应及时通知学生或学生家长到档案馆办理档案转递手续,未将档案转出的,作非在校学生档案妥善保存。

㈣学生在受刑事处分和劳动教养期间,暂作非在校学生档案妥善保存,刑满释放、解除劳教后,档案按有关规定转给地方人事部门保管。

第十九条  对毕业生离校时因故将档案暂时保留在学校的,学校参照《湖北省物价局、湖北省财政厅关于重新核定全省人力资源和社会保障系统行政事业性收费项目及收费标准的通知》(鄂价费规〔2011100号)对档案超期保管的相关规定收取一定保管费用。

第二十条  历届毕业生因人事档案丢失等原因需补办在校期间档案的,必须持个人补办申请、所在单位出具的档案遗失证明,由学生工作部(处)负责办理毕业生登记表,档案馆负责办理学籍成绩表、录取名册、毕业生名册等档案证明。

第四章  档案转递

     第二十一条  学生因毕业、升学、转学、退学等原因离开学校的,档案馆应及时将其档案转递到新的主管单位。毕业生档案按毕业生就业通知书上签发的单位转递。升学的毕业生,其档案按调档函地址转递。未报到新生的档案转回生源地省(市、自治区)普通高等学校招生办公室。

第二十二条  凡转出的学生档案,必须齐全完整、严格密封,通过机要交通转递或派专人送达,不得邮寄或交本人(含亲属)自带。学生档案一般不分批转递,因升学等特殊原因必须分批转递的,由档案馆分批密封后通过机要交通转递。

第二十三条  转出的学生档案,要认真填写《档案转递单》,以防丢失。各类档案转递单据必须整理后长期保存备查。

第二十四条  学生离校后,本人可持有效证件查询其档案保管、转递情况。档案已转出的,学校提供转出去向、转递渠道查询,不负责追查档案最终接收保管单位。

第五章  档案查(借)阅

第二十五条  校内学生工作系统的各单位(部门)因工作需要查阅学生档案的,须经各单位(部门)主要负责人审批同意。校外单位查阅学生档案的,须持单位介绍信、查档人身份证并经档案馆审批同意。学生档案不对个人查阅。

    第二十六条  学生档案一般不外借,校内单位确因工作特殊需要必须借出学生档案的,须经学生所在学院(学部)学生工作负责人、学生工作部(处)主要负责人审批同意。

第二十七条  凡查(借)阅学生档案,必须履行批准和登记手续。查(借)阅人必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料,未经批准不得擅自抄录、拍摄、复制档案内容,严禁对外泄漏、公布档案内容。

第五章  附则

第二十八条  对在学生档案形成、接收、归档、整理、保管、利用、转递过程中,违反本办法相关规定,造成档案缺失、损毁、泄密的,或涂改、伪造档案的,视其情节轻重,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》予以处罚。

第二十九条  本办法由档案馆负责解释。

第三十条  本办法自公布之日起实行。


附件:

湖北工业大学学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表

序号

归档材料类别

归档材料具体内容与范围

归档责任单位

1

入学前档案

本专科生入学前档案:高中(中专)阶段档案、专升本学生专科阶段档案、社会考生入学前人事档案,高考考生报名登记表、体检表、志愿表

各学院(学部)

研究生入学前档案:本科阶段档案、在职人员人事档案

研究生处

研究生入学考试录取信息简表。

研究生处

2

学生登记表

研究生、本专科生学生登记表

各学院(学部)

3

学年鉴定表

本专科生各学年鉴定表

学生工作部(处)

4

入党材料

正式党员入党材料包括:入党志愿书、入党申请书、外调材料、自传、转正申请书。

各学院(学部)

预备党员入党材料包括:入党志愿书、入党申请书、外调材料、自传、思想汇报

入党积极分子材料包括:入党申请书、思想汇报、入党积极分子登记表

5

入团材料

入团志愿书

团委

6

奖励材料

学生获奖学金证明

学生工作部(处)

学生获优秀大学生、优秀大学生标兵、优秀个性发展大学生及类似表彰材料

学生工作部(处)

学生获优秀团员、团干、学生干部表彰材料

团委

学生获优秀党员表彰材料

组织部

学生参加校级以上课外科技文化活动(含社会实践)获奖材料

团委

学生参加校级以上学科竞赛获奖材料

教务处

7

处分材料

学生在校期间违反校纪校规、触犯国家法律而形成的处分材料

学生工作部(处)

7

学习成绩单

研究生学习成绩单

研究生处

本科生主修、辅修成绩单,专科生成绩单

教务处

8

学位材料

研究生学位申请及评定书

研究生处

9

学籍变更证明材料

研究生休学、退学、开除、出国、死亡等材料

研究生处

本专科生休学、退学、转学、转专业、开除、出国、死亡等材料

教务处

10

毕业生登记表

研究生、本专科生毕业生登记表和优秀毕业生登记表

学生工作部(处)

11

毕业生就业通知书

研究生、本专科生毕业生就业通知书

招生与就业指导处

12

毕业生体格检查表

研究生、本专科生毕业生体格检查表

校医院

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